Excel is snel.
Excel is flexibel.
Excel is overal.
Bij het onboarden van klanten naar PimLayer, kom ik dikwijls EXCELs vol met productspecificaties tegen. In heel wat Vlaamse ondernemingen is het dé tool bij uitstek voor productbeheer, prijslijsten, leveranciersdata en stockoverzichten. Eerlijk is eerlijk, wie er regelmatig mee werkt, vindt het best handig en overzichtelijk.
De vetrouwde helper, tot het fout loopt.
Onder die herkenbare opmaak schuilen risico’s die pas zichtbaar worden als het fout loopt. Wat op het eerste gezicht handig lijkt, blijkt in de praktijk vaak traag, foutgevoelig en moeilijk schaalbaar. Zeker wanneer je bedrijf groeit, of afhankelijk wordt van één of twee collega’s die 'alles weten'.
De verborgen kost
We zien het elke dag: Excel zorgt zelden voor een crash, maar wél voor structurele vertraging, stilstand, frustratie of chaos. En dat heeft een prijs. Een onzichtbare. Een verborgen kost.
In deze reeks lichten we drie verborgen risico’s uit:
Key person risk – wat als die ene collega uitvalt?
Versievervuiling en fouten – welke info is juist, en wie heeft wat aangepast?
Tijdverlies en inefficiëntie – hoeveel kost het om telkens opnieuw te moeten zoeken?
Elke week belichten we één aspect met herkenbare situaties, gevolgen én hoe je opnieuw grip krijgt.
Deel 1 - Key person risk
Wanneer kennis in hoofden zit, niet in systemen
In veel ondernemingen draait het productbeheer rond één of twee mensen — als je geluk hebt, drie. Anja kent de prijzenstructuur, Koen onderhoudt de productfiches, Els zorgt dat de leveranciersdata up-to-date blijft.
En ja hoor, veel gebeurt in... Excel.
Wat als ze er niet zijn?
Maar wat als Anja ziek is, Koen net met vakantie, en Els ineens uitvalt?
Dan valt alles stil. Producten raken niet online, prijzen blijven fout staan, nieuwe collega’s kunnen niet verder, en niemand weet waar de laatste versie van het bestand staat.
En dan begint de chaos
Op dat moment beginnen telefoontjes binnen te komen van klanten. Artikels zijn ineens 'niet leverbaar' omdat niemand wist dat de voorraad net was aangevuld. Een grote klant krijgt een verouderde prijslijst doorgestuurd. Een nieuw product kan niet live, omdat niemand de juiste info of beelden terugvindt.
En intern? Niemand durft aan de Excels te komen, 'omdat dat normaal altijd Els haar ding is.'
Kwetsbaarheid door kennis-eilandjes
Wat eerst een kleine afwezigheid leek, verandert in vertraging, frustratie, en in sommige gevallen zelfs omzetverlies. En dat, omdat alles in het hoofd van één persoon zit.
Zo ziet key person risk eruit in actie.
De kwetsbaarheid die ontstaat wanneer te veel kennis en verantwoordelijkheid bij één persoon zit. Zolang informatie verspreid zit in persoonlijke mappen of enkel in iemands hoofd, ontbreekt er structuur. En zonder structuur heb je geen controle. Niet over je processen. Niet over je data. Niet over je continuïteit.
Je bedrijf wordt plots kwetsbaar — niet door slechte wil, maar door een gebrek aan structuur. En in veel KMO’s speelt Excel daar een centrale rol in.
Van kwetsbaarheid naar controle
Wat begint als een praktische frustratie – ‘Was het nu prijzen_update_DEF.xlsx of Nieuwe_prijzen_final_v2.xlsx?‘ – groeit in de realiteit van veel organisaties uit tot een strategisch risico.
Key person risk maakt je organisatie afhankelijk. Van één collega. Van één laptop. Of van één Excelbestand.
En die afhankelijkheid zorgt niet alleen voor stilstand, maar blokkeert ook je groei. Want hoe schaal je op, als niemand precies weet hoe het systeem werkt? Hoe onboard je nieuwe mensen, als alle logica alleen in het hoofd van Els zit? Hoe hou je controle, als je niet eens weet wie wat wanneer heeft aangepast?
Excel lijkt snel, flexibel en goedkoop. Maar de verborgen kost zit in de fouten, de vertragingen en de frustratie die volgen zodra er iets misgaat.
PIM-software als oplossing voor EXCEL-itis
Van chaos naar structuur
Met een centrale Product Information Management-oplossing breng je structuur aan. Je centraliseert je productinformatie op één plek – toegankelijk, deelbaar en beheersbaar voor het hele team. Zo hangt cruciale kennis niet langer vast aan één persoon. Iedereen werkt met dezelfde, up-to-date info.
Voordelen
Betere samenwerking en continuïteit
Geen stilstand bij afwezigheid
Gedeelde, up-to-date informatie
Duidelijke wijzigingshistoriek
Efficiënter werken, met minder fouten
Correcte productinfo, op elk moment
Minder fouten, meer rust
Snellere onboarding van nieuwe medewerkers
Met een PIM (Product Information Management) software werk je procesgericht, zodat je niet afhankelijk bent van één persoon. Alles blijft draaien, ook als Anja, Koen of Els er even niet is.
Wil je een graag een demo?
Op een halfuurtje kunnen we de uitgebreid de mogelijkheden bespreken.
